Ce facem pentru compania dumneavoastră

Evaluarea conformității

Evaluarea arată în ce măsură prelucrarea datelor cu caracter personal în compania dumneavoastră respectă Legea nr. 195/2024. Operatorul este responsabil de respectarea principiilor prelucrării și trebuie să poată demonstra această respectare (art. 5 alin. (2) și art. 24 alin. (1)). Primiți un raport scris cu ce lipsește și cu prioritățile de remediere. Evaluarea se comandă separat sau, ca prim pas, este inclusă în fiecare pachet.

• ✓Interviuri online cu persoanele care cunosc prelucrările din companie
• ✓Inventarul datelor cu caracter personal prelucrate
• ✓Analiza obligației de a ține evidența activităților de prelucrare
• ✓Raportul scris cu ce lipsește față de Legea nr. 195/2024
• ✓Prioritățile de remediere, începând cu riscurile cele mai mari

Documentația de conformitate

Documentația de conformitate reunește, după caz, actele prin care compania dumneavoastră aplică Legea nr. 195/2024: evidența activităților de prelucrare (art. 30), informațiile pentru persoanele vizate (art. 13 și 14), politicile de protecție a datelor (art. 24), contractele cu persoanele împuternicite de operator (art. 28), măsurile de securitate (art. 32) și regulile pentru cei care lucrează cu datele doar în baza instrucțiunilor operatorului (art. 29). Le pregătim pornind de la activitatea reală a companiei.

• ✓Inventarul datelor și raportul neconformităților
• ✓Evidența activităților de prelucrare, cu temeiul legal și termenul de păstrare pentru fiecare
• ✓Politica de protecție a datelor și descrierea măsurilor de securitate
• ✓Note de informare pentru fiecare grup de persoane: clienți, angajați, pacienți
• ✓Contracte cu persoanele împuternicite de operator, noi sau verificate
• ✓Reguli interne pentru cererile persoanelor vizate și pentru încălcările securității datelor
• ✓Angajamentul de confidențialitate și nota scrisă pentru angajați

Responsabil extern cu protecția datelor

Un responsabil cu protecția datelor este obligatoriu pentru autoritățile și instituțiile publice, cu excepția instanțelor judecătorești în activitatea de înfăptuire a justiției, și pentru operatorii ale căror activități principale constau în monitorizarea periodică și sistematică, pe scară largă, a persoanelor ori în prelucrarea pe scară largă a categoriilor speciale de date sau a datelor privind condamnările penale (art. 37 alin. (1)), precum și atunci când alte acte normative o cer (art. 37 alin. (4)). În celelalte cazuri, desemnarea este facultativă. Responsabilul poate fi extern, în baza unui contract de prestări servicii (art. 37 alin. (6)).

• ✓Informarea și consilierea conducerii și a angajaților
• ✓Monitorizarea respectării legii și a politicilor interne
• ✓Consiliere privind evaluarea impactului asupra protecției datelor
• ✓Cooperarea cu Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal și rolul de punct de contact pentru acesta
• ✓Punct de contact pentru persoanele vizate
• ✓Pregătirea comunicării datelor de contact ale responsabilului către Centru și a textului pentru publicarea lor

Informarea și consilierea angajaților

Operatorul și persoana împuternicită de operator iau măsuri pentru ca orice persoană care acționează sub autoritatea lor și are acces la date cu caracter personal să le prelucreze doar în baza instrucțiunilor operatorului (art. 32 alin. (4)). Informarea și consilierea angajaților care se ocupă de prelucrare este și una dintre sarcinile responsabilului cu protecția datelor (art. 39 alin. (1) lit. a)). Când compania prelucrează numărul de identificare național (IDNP) în temeiul interesului legitim, legea cere și instruirea periodică a persoanelor care îl prelucrează sub autoritatea ei cu privire la obligațiile lor (art. 53 alin. (2) lit. c)).

• ✓O sesiune de informare online pentru cel mult 20 de persoane
• ✓Explicarea documentelor și a procedurilor companiei, pe exemple din activitatea ei
• ✓Răspunsuri la întrebările angajaților
• ✓Lista de prezență, pe care o păstrează compania

Suport în caz de incident

La o încălcare a securității datelor cu caracter personal, operatorul notifică Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în cel mult 72 de ore, cu excepția cazului în care încălcarea este puțin susceptibilă să genereze un risc (art. 33 alin. (1)). Dacă riscul este ridicat, informează persoanele vizate (art. 34 alin. (1)).

• ✓Evaluarea riscului pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice
• ✓Notificarea către Centru, atunci când este necesară
• ✓Informarea persoanelor vizate, atunci când riscul este ridicat
• ✓Documentarea încălcării, a efectelor și a măsurilor de remediere