Checklist: protecția datelor în asociații de proprietari

☐ Aveți un temei juridic pentru fiecare prelucrare a datelor locatarilor: evidența proprietarilor, calculul plăților, recuperarea datoriilor, supravegherea video? art. 6

☐ Primesc locatarii informațiile cerute de lege: cine le prelucrează datele, în ce scopuri și pe ce temei juridic, cui le transmiteți, cât timp le păstrați și ce drepturi au? art. 12art. 13

☐ Faceți publice datele locatarilor, de exemplu datoriile, doar în măsura în care este necesar scopului și doar dacă aveți un temei juridic pentru aceasta? art. 5art. 6

☐ Ați stabilit scopul supravegherii video și ați limitat zonele filmate și durata păstrării înregistrărilor la ceea ce este necesar acestui scop? art. 5

☐ Sunt locatarii și vizitatorii informați despre supravegherea video, despre cine o efectuează și în ce scop, în momentul în care sunt filmați? art. 12art. 13

☐ Comunicați înregistrările video sau fragmente din ele doar persoanelor și autorităților cărora le puteți transmite datele în temeiul legii? art. 5art. 6

☐ Prelucrați IDNP-ul locatarilor sau copiile actelor lor de identitate doar dacă aveți un temei juridic pentru aceasta? art. 53

☐ Aveți un contract scris cu administratorul extern, cu firma care întreține camerele și cu ceilalți furnizori care prelucrează datele locatarilor în numele asociației? art. 28

☐ Prelucrează președintele, contabilul și ceilalți membri care au acces la datele locatarilor doar conform instrucțiunilor asociației? art. 29art. 32

☐ Țineți în scris o evidență a activităților de prelucrare? Scutirea pentru organizațiile cu mai puțin de 250 de angajați nu se aplică atunci când prelucrarea nu este ocazională sau este susceptibilă să genereze un risc pentru locatari. art. 30

☐ Puteți răspunde cererii unui locatar de acces la datele sale, inclusiv la înregistrările în care apare, fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună de la primire, termen care poate fi prelungit doar în condițiile legii? art. 12art. 15