Checklist: protecția datelor în companii de contabilitate

☐ Ați stabilit, pentru datele primite de la fiecare client, dacă acționați ca persoană împuternicită de operator sau ca operator? art. 4art. 28

☐ Aveți cu fiecare client un contract sau alt act juridic scris care stabilește obiectul, durata, natura și scopul prelucrării, tipurile de date, categoriile de persoane vizate și obligațiile părților? art. 28

☐ Prelucrați datele angajaților clienților doar în baza instrucțiunilor documentate ale clientului, cu excepția cazurilor în care actele normative vă obligă să le prelucrați? art. 28art. 29

☐ S-au angajat contabilii și ceilalți angajați care au acces la datele clienților să respecte confidențialitatea, sau au o obligație legală de confidențialitate? art. 28

☐ Recurgeți la un alt furnizor care prelucrează datele clienților, de exemplu un serviciu de stocare în cloud, doar cu autorizația scrisă, specifică sau generală, a clientului? art. 28

☐ Țineți în scris o evidență a categoriilor de activități de prelucrare desfășurate în numele fiecărui client? Scutirea pentru organizațiile cu mai puțin de 250 de angajați nu se aplică atunci când prelucrarea nu este ocazională. art. 30

☐ Aveți măsuri de securitate adecvate riscului pentru accesul la datele clienților și pentru transmiterea statelor de plată și a celorlalte fișiere? art. 32

☐ Tratați certificatele de concediu medical ale angajaților clienților ca date privind sănătatea, o categorie specială de date, și le protejați cu măsuri de securitate adecvate acestui risc? art. 9art. 32

☐ Vă anunțați clientul fără întârzieri nejustificate după ce aflați de o încălcare a securității datelor pe care le prelucrați în numele lui? art. 33

☐ Îl ajutați pe client, în măsura în care este posibil, să răspundă cererilor persoanelor vizate, de exemplu ale angajaților săi care cer acces la datele lor? art. 28

☐ La încetarea serviciilor, ștergeți sau returnați datele clientului, la alegerea acestuia, și eliminați copiile, cu excepția cazului în care actele normative impun păstrarea lor? art. 28

☐ Pentru datele propriilor angajați, pentru care sunteți operator, aveți un temei juridic, îi informați despre prelucrare și păstrați datele doar cât este necesar? art. 5art. 6art. 13